Alrededor del mundo, las empresas de diferentes industrias han apostado por digitalizar sus procesos; la firma electrónica ha sido una de las herramientas que ha permitido que puedan autenticarse trámites, evitando la presencialidad de las partes, conservando la garantía jurídica, evitando fraude y suplantación.
Hoy en día para las empresas del sector turístico implementar la firma electrónica en sus procesos ha agregado valor y autenticidad, al funcionamiento interno y externo, logrando ahorrar tiempo, reducir costos, riesgos y flujos de documentos, así como aumentar la productividad y la mejora en la experiencia del cliente.
El impacto de la firma electrónica en Latinoamérica y en Colombia
En América Latina y Colombia, uno de los grandes retos que ha afrontado el sector turístico es implementar totalmente la digitalización a sus procesos; introducir tareas automatizadas para sustituir actividades que antes eran manuales, evitando trámites, ha significado que haya una aceleración en robustecer la seguridad del sector mediante soluciones tecnológicas entre ellas la firma electrónica.
El uso de la firma electrónica está cambiando las relaciones entre las empresas y los clientes, así como la manera de ahorrar tiempo y dinero, logrando convertirse en un aliado perfecto para la industria del turismo, que ha sido una de las industrias que más transformación tecnológica ha tenido en los últimos años.
Sergio Acuña, Director Comercial, Digital Identity & E-Signature de nuestra casa matriz Olimpia IT, asegura que, “diferentes industrias y segmentos del mercado en varios países de Latinoamérica han iniciado la apropiación y en algunos casos la exigencia en el uso de mecanismos confiables de autenticación y firma de documentos electrónicos, conscientes de los riesgos de fraude y suplantación de identidad a los que se ven expuestos en la formalización de todo tipo de documentos que sea solicitado”.
Para Acuña, “el aumento de la actividad digital ha permitido identificar la importancia de la firma electrónica como un elemento esencial para garantizar la formalización de acuerdos por medios digitales en sectores como el turismo, garantizando equivalentes efectos jurídicos y funcionales respecto de la firma autógrafa en medios físicos, cerrando brechas regulatorias, técnicas y funcionales garantizando la seguridad y la confianza en ambas partes”.
Las ventajas de la digitalización de documentos en el turismo
Con la implementación de la firma electrónica, muchas empresas del sector del turismo han conseguido ya disponer de todos los documentos digitalizados, almacenados de manera segura, facilitando una gestión administrativa más ágil, fácil e intuitiva, ofreciendo una atención más eficiente a sus y clientes nacionales y extranjeros.
La firma electrónica ha sido la solución más eficiente a los problemas operativos tradicionales de las empresas turísticas, permitiendo:
- Disminución de los tiempos de espera para realizar el check-in en hoteles y apartamentos. Los huéspedes no tendrán que esperar y los empleados no invertirán tiempo en estas gestiones.
- Potenciar la responsabilidad social corporativa de las empresas del sector turístico. El uso de la firma electrónica elimina el uso del papel y la necesidad de espacio para almacenar documentos, por lo que se impulsa la RSC de las organizaciones.
- Reducción de errores o de fraudes. El uso de la firma electrónica permite identificar de manera inequívoca a los firmantes, por lo que se reducen los errores y se evita el fraude, puesto que se almacenan todos los datos de la transacción en un documento de evidencias electrónicas y el documento firmado no se podrá alterar posteriormente.
- Satisfacción de los empleados. Los empleados del sector turístico no invertirán su tiempo en trámites manuales y podrán enfocarse en tareas de valor, por lo que se creará un buen ambiente de trabajo y se retendrá y atraerá talento.
- Protección de documentos. Los documentos firmados quedan almacenados y protegidos en la plataforma del proveedor de firma electrónica, de manera que se puede acceder a ellos en cualquier momento y descargarlos.
- Disminución de plazos en la contratación de personal. En el sector turístico pueden surgir necesidades de contratación de personal eventuales e inesperadas, por lo que es necesario que el proceso de contratación sea rápido. Con la firma electrónica se puede enviar el contrato de trabajo al futuro empleado para que lo firme y empiece a trabajar cuanto antes.
Un ejemplo de ello es la firma electrónica en los hoteles, que permite acelerar los procesos de registro y salida de los huéspedes, optimizando los procesos administrativos gracias a la digitalización y el almacenamiento de las firmas de los clientes, fomentando la venta cruzada y la venta adicional inmediata de los servicios adicionales y ofertas especiales.
¿Qué usos puedes darle a la firma electrónica en el sector turístico?
En el sector del turismo existen infinidad de trámites que se pueden hacer con firma electrónica y que, hasta ahora, se hacían de forma manual, por lo que se invertían mucho tiempo y muchos recursos. Estos son algunos de los usos de la firma electrónica en el sector turístico:
- Check-in: El check-in en los hoteles y apartamentos es un proceso en el que el turista debe aportar su documentación para verificar su identidad y lograr la reserva; a través de la firma electrónica puede realizarse este proceso de manera online, evitando que se hagan esperas innecesarias que pueden significar reprocesos tanto para el usuario como para la empresa.
- Alquiler de vehículos. En el alquiler de vehículos también se puede utilizar la firma electrónica para firmar el contrato sin tener contacto con otra persona, a distancia y de forma rápida. Con la firma electrónica se acelera la entrega y recogida de vehículos y se reduce el trabajo de los empleados para que se puedan enfocar en atender a los clientes.
- Contratos de trabajo. Desde un punto de vista laboral, la firma electrónica en el sector turístico tiene una gran diversidad de usos. En temporada alta los hoteles y restaurantes contratan a más personal, por lo que deben firmar contratos de trabajo, nóminas, altas y bajas, vacaciones, etc. Todos estos trámites se pueden hacer mediante firma electrónica y en segundos.
- Contratos con proveedores. En el sector del turismo las empresas trabajan con multitud de proveedores y mediante la firma electrónica se puede garantizar a distancia la protección de la información personal del consumidor y de la transacción. El proveedor será responsable por las fallas en la seguridad de las transacciones realizadas por los medios por él dispuestos.
Por Sofy Lorena Vargas Serna
