El mercado laboral ha vivido grandes transformaciones durante los últimos años. La pandemia aceleró procesos que eran impensados hace algún tiempo como la implementación de nuevas tecnologías que ayuden a la digitalización y aplicación de procesos permitiendo los empleados cada día ser más conscientes del valor del tiempo “sin ser esclavos del trabajo” logrando mejorar la productividad.
De acuerdo con una investigación realizada por Human Capital Institute, el 85% de los trabajadores deciden si se quedan en la empresa o no durante los primeros seis meses. De ahí la importancia del proceso de onboarding del trabajador, conocer la organización, su rol, nuevos compañeros de trabajo y filosofía de la empresa ayudará a que el talento se quede y optimice la productividad desde el primer día.
- Necesidad del proceso de onboarding digital en las empresas
- Beneficios de implementar procesos de onboarding digital en las empresas
- Uso de herramientas digitales para procesos de incorporación
- Necesidad del proceso de onboarding digital en las empresas
A través del onboarding digital los reclutadores de personal buscan facilitar el proceso de incorporación de los empleados a las empresas, convirtiéndose actualmente en una necesidad organizacional al momento de querer aumentar la retención de talento y recabar la información necesaria, de manera confiable y sin fricciones, lo que hace esta experiencia productiva, optimizando los procesos internos y externos.
Por medio de esta práctica, se satisface tanto las necesidades del empleador como del empleado; en este caso el empleador busca que al iniciar la incorporación se dé un proceso de calidad, optimizando tiempos y costos, logrando que se entienda la cultura organizativa y se refleje en las bajas tasas de rotación.
Según cifras reveladas por Glassdor, una compañía con servicios para empleados y empleadores, “las organizaciones con sólidos procesos de onboarding aumentan la retención de nuevos empleados en un 82%, aumentando la productividad en un 70%”.
- Beneficios de implementar procesos de onboarding digital en las empresas
Este proceso como bien lo conocemos, está enfocado en brindarle herramientas suficientes a las empresas para que logre adaptarse el personal, también para que conozcan y analicen a profundidad a las personas que van a ingresar a su compañía, ya sea de manera presencial o remota.
A través de la etapa de conocimiento y análisis de documentación proporcionada por los postulantes, el proceso onboarding juega un papel de gran responsabilidad en las empresas, aumentando la productividad, ahorrando tiempo y disminuyendo el riesgo de errores.
Para cualquier organización al ingresar un nuevo empleado, los procesos de onboarding digital traen consigo muchos beneficios entre ellos, conocer y analizar la identidad de manera ágil, saber si tiene antecedentes y corroborar todos los datos suministrados, además, de examinar si cumple o no con el rol que necesita la empresa.
Desde el onboarding digital se dan las siguientes ventajas para los empleados:
- Costos y tiempo
Realizar un correcto proceso de onboarding reduce costos y tiempo tanto para la empresa como para el empleador; el procedimiento que se inicia para el proceso de selección y posterior reclutamiento facilita que se haga una correcta contratación prologando el tiempo de permanencia del empleado en la compañía sin embargo el hecho de que los trabajadores se vayan en los primeros meses supone de un alto coste para la empresa porque debe iniciarse el proceso de onboarding para contratar a un nuevo empleado.
- Filtros en el proceso
Una vez ingresen los documentos de la persona a ser contratada, se debe iniciar un arduo análisis de la información suministrada para garantizar que no tenga antecedentes, suplantación de identidad o documentos falsos que ponga en peligro la seguridad de la empresa por un fraude interno, el cual viene creciendo de manera acelerada.
Según la última encuesta realizada por KPMG, “el 49% de las compañías en Latinoamérica han tenido al menos un caso de fraude corporativo, cifra tres veces mayor a la registrada en Estados Unidos”, lo que evidencia que en América Latina el fraude interno ha crecido exponencialmente. Por otra parte, según Human Capital Institute, aseguró que “solo el 58% de las empresas tienen programas de onboarding”.
- Uso de herramientas digitales para procesos de incorporación
El uso de herramientas digitales apropiadas no solo facilita el trabajo y el tiempo, sino que garantiza que el proceso de incorporación de un nuevo trabajador cumpla con todos los procedimientos, acelerando y automatizando la planificación de gran parte de las tareas relacionadas de manera ágil y segura iniciando desde la validación de documentos hasta el cierre del contrato a través de la firma electrónica.
Actualmente, estas herramientas son especialmente importantes debido a que las empresas buscan transformarse digitalmente, lo que implica que incorporen soluciones tecnológicas que automaticen la mayoría de los procesos y liberen los agentes de Recursos Humanos para dedicarse a otras tareas que aporten valor.
Existen soluciones que permiten validar el proceso de incorporación, entre ellas la firma electrónica, una herramienta que permite corroborar las intenciones y el relacionamiento frente al nuevo empleado, a través de documentos como contratos, liquidaciones, certificados, entre otros, de manera legal, sin ser alterados gracias a mecanismos propios, evitando cualquier tipo de modificación e incluso aportando mayor seguridad frente a la identidad del firmante.
En el caso de que la compañía cuente con trabajadores remotos se puede conocer la identificación del firmante, mediante un proceso de autenticación en función del nivel de garantía asociado a la firma completando la digitalización del documento, facilitando el acceso al mismo y evitando riesgos vinculados a la conservación de dicho documento.
Por Sofy Lorena Vargas Serna
Bibliografía
Factorial, (2022), Onboarding para empresas: concepto, procesos y herramientas, Factorial
